В аптеках нам приходилось начинать с компьютерной грамотности - Газета «Фармацевтический вестник»
ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКАЯ ГАЗЕТА
Сегодня Июль 28, 2012
В аптеках нам приходилось начинать с компьютерной грамотности
В 2008 г. государственное предприятие «Областной аптечный склад» (ОАС), объединяющее более 200 аптек и аптечных пунктов в городах Челябинской области, завершило внедрение информационной системы комплексного управления предприятием, работа над которым продолжалась около четырех лет. Отказавшись от готовых программных продуктов, руководство ОАС выбрало систему собственной разработки. Помимо экономии денег такой шаг позволил добиться большей эффективности. Опытом внедрения ERP-системы с «ФВ» поделился коммерческий директор ОАС Евгений КОЗЛОВ. — Считается, что компания созрела для внедрения ERP-системы, если у нее большая производственная база, широкая география продаж и хорошие рыночные позиции. Все это было у ОАС, когда вы принимали решение о разработке программного продукта? — До конца 90-х гг. аптечные ГУП выживали поодиночке. Большинство из них пришло в плачевное состояние из-за растущей конкуренции, недостаточного финансирования, больших долгов и просчетов руководителей. Перед нами поставили задачу — объединить эти предприятия в одну сеть, создать единое лицо и унифицированные бизнес-процедуры. Сеть формировалась с 2002 по 2004 г. Когда мы задумались о том, что нам необходим унифицированный программный продукт, в сети было около 180 аптек и аптечных пунктов, разбросанных по городам Челябинской области. Задачу мы себе поставили следующим образом: хотим создать сеть, которая управляется из единого центра, — с единой стратегией, маркетинговой, кадровой политикой и ценообразованием. Без информационных технологий решить такую задачу было невозможно. — Компания, задумавшая внедрить программную систему класса ERP, может приобрести тиражный продукт или разработать собственный, который выбрали вы. Трудно сказать заранее, будет ли созданная с нуля система работать, и если будет, то насколько успешно. Почему вы отказались от готовых решений? — Когда вы покупаете стандартный пакет, бизнес-процессы нужно приближать к требованиям ERP. Изменения могут быть значительными — нередко все приходится «ставить с ног на голову». А бизнес ОАС — очень специфический. У нас много процессов, которые в стандартных бизнес-практиках коммерческих сетей не используются. Например, продажа наркотических анальгетиков и требования по их учету или 50%-ный льготный отпуск лекарств. Из-за таких вещей мы не стали рассматривать некастомизированный продукт, а решили создать свой, при помощи собственной группы разработчиков. И такой подход себя оправдал. Формулировка задач, которые ставили перед нами программисты, помогала нам организовывать процессы. Тем самым мы модернизировали бизнес. — С чего вы начали? — С оптового бизнеса компании, с процессов расходования товара. Первое, что мы сделали, — создали действующую систему учета, которая позволяла нам продавать возрастающие объемы. Собственную аптечную сеть мы рассматривали как одного из покупателей. После того, как мы завершили формализацию бизнес-процессов в опте (всего, что связано с товарным движением и определением наценки) и внедрили штрихкодирование на складе, начался сумасшедший рост оборотов — до 40—50% в год. Прежде всего увеличился коэффициент полезного использования площадей на складе, упала себестоимость складской обработки. За счет приложений к программе мы создали автоматизированные рабочие места (документооборот внутри служб, расчеты, написание заявок), при этом производительность труда значительно повысилась. Завершив описание и формализацию бизнес-процессов на складе, мы увидели, что эта программа позволяет нам зарабатывать деньги. Стало понятно — такой же продукт будет работать и в аптечной сети. — Как проходило внедрение системы в работу существующей сети? — Начали мы с того, что создали единый справочник для всей сети. Теперь в оптовом подразделении и в аптеках медикаменты называются одинаково. Занимается справочниками специальная группа людей, они вносят в базу новые позиции и удаляют из нее устаревшие. Соответственно, справочник актуален всегда и для всех аптек. Сеть заговорила на одном языке. Это важный момент, потому что раньше в аптеке могли написать названия лекарств с ошибками, и такая путаница приводила к экономическим потерям. Трудности были в том, что во многих аптеках нам приходилось начинать с компьютерной грамотности. Чтобы научить людей работать на новом уровне, нам пришлось проводить ликбез, объяснять, как пользоваться основными функциями ПК. Вторым шагом стало локальное внедрение программ. Новый порядок предполагает более высокий уровень работы персонала. Не секрет, что через кассовый аппарат фармацевту работать легче — не надо списывать проданное лекарство, вести предметно-количественный учет. Теперь первостольник, находясь в базе данных, списывает ту коробочку, которая реально есть на полке. А третий этап — переход на единую систему, на единые справочники, консолидация всей информации на сервере головного предприятия, процедуры обмена данными. Технически — это подсоединение всех аптек к Интернету по высокоскоростному каналу. Поскольку сеть «разбросанная», мы использовали огромное количество разных видов доступа. В тех местах, где нет стационарного Интернета, у нас работают ADSL и GSM-модемы. Сейчас этот процесс завершился. Практически все места продажи мы видим в режиме онлайн. — Что вы получили от внедрения ERP и каков ресурс системы? — Мы получаем централизованную статистику по продажам, поступлению лекарств, по скорости оборота, по товарным запасам — это основа. Появилась возможность корректировать бизнес-процессы — сейчас у нас есть измеритель эффективности своих действий. Раньше, чтобы понять, правильное ли мы приняли решение, приходилось ждать конца квартала, когда бухгалтерия посчитает деньги или пока менеджеры пришлют отчеты. А теперь мы каждый день можем видеть, сколько продается товара и какую маржу мы на этом получаем. Эффективность решений можно проверять ежедневно, например оценить результативность рекламной акции — по количеству чеков и увеличению товарооборота. Вместо целого штата сотрудников, которые обрабатывали информацию, сейчас достаточно двух-трех маркетологов и квалифицированного программиста, который по их заказам пишет любые интегративные отчеты, сравнивает одни показатели с другими и т.д. Потенциал системы мы еще полностью не раскрыли, но делаем уже многое. Облегчилась борьба с дефектурой: если централизованно контролировать наличие препаратов на полке, заполняемость товарной матрицы, то решается проблема потери покупателей с нереализованным спросом. Это важно, ведь человек, который дважды обратился за медикаментами и получил отказ, в третий раз уже в эту аптеку не пойдет. Кроме того, проще стало запускать новые точки. При покупке новой аптеки уже не требуется длительных упражнений, чтобы настроить стандартные процессы и процедуры по приходованию – расходованию товара, хранению и контролю качества. Как модель мы используем уже работающую аптеку, полностью переносим ассортимент, ставим программный продукт, и новая аптека работает уже со второго дня своего существования. — То есть внедрение ERP-системы состоялось? — Мы в 2008 г. на 90% завершили внедрение системы в сеть. Сейчас в программе работают 120 аптек и крупных аптечных пунктов. Остальные 90 с лишним розничных точек — либо объекты при ЛПУ, которые выполняют социальную функцию, либо удалены территориально, и мы не видим особой потребности в работе программы. Сейчас мы контролируем 100% входящего потока и около 90% выходящего. Чтобы покрыть оставшиеся 10%, придется оснастить компьютерами около 100 точек, а это невыгодно. — Сколько денег вы потратили на разработку и внедрение ERP-системы? — Коммерческие взаимоотношения с разработчиками так называемого ядра ERP — самой СУБД я раскрывать не могу. Там цены не фатальные — десятки тысяч долларов. А текущие проблемы и проблемы развития решает наша собственная IT-служба. Если бы мы покупали систему класса Oracle или продукт Microsoft, потратили бы на порядок больше. — Есть мнение, что оценить окупаемость ERP невозможно, поскольку эффект от внедрения настолько очевиден, что выводить экономические оценки не имеет смысла. Но, с другой стороны, ERP-системы позиционируются как инструмент оптимизации бизнеса. Вам удалось сопоставить эффективность бизнеса до и после внедрения ERP? — Окупаемость затрат на внедрение ERP — самое узкое место в IT-сфере в нынешнее время. Это не значит, что такая оценка невозможна в принципе. Спрогнозировать экономическую эффективность ERP-систем можно, опираясь на опыт ранее выполненных проектов. Но в России стандартных практик очень мало, а большинство рынков до кризиса росло просто сумасшедшими темпами. Изменения происходили каждый день. В такой ситуации очень трудно разделить влияние на экономику предприятия рыночных факторов, действий менеджмента и собственно эффекта от внедрения ERP. Если говорить об ОАС, то мы увидели, что компания увеличила оборот на 20% сверх роста рынка. И считаем, что во многом это результат внедрения ERP-системы. — Ошибки были? — Идеологических ошибок мы не допустили, потому что приближались к современным стандартам, которые все уже прописаны — отражены в GPP (надлежащей аптечной практике), в ISO 9000. К 2010—2011 гг. будем сертифицировать наши бизнес-процессы по ISO 9000. Это уже следующий этап. Интервью вела Марина Старкова,Челябинск
Опубликовано в номере газеты:
Добавить комментарий
Комментировать могут только пользователи
ПОСЛЕДНИЕ МАТЕРИАЛЫ
source
Комментариев нет:
Отправить комментарий